Einleitung: Factoring ist nicht gleich Factoring
Zahnarztpraxen sehen sich zunehmend wirtschaftlichen, administrativen und rechtlichen Herausforderungen gegenüber. Gerade bei der Privatabrechnung kommt es häufig zu Zahlungszögerungen, Rückfragen von Kostenträgern oder sogar Ausfällen. Factoring kann hier helfen, aber nicht jeder Anbieter passt zu jeder Praxis. Dieser Leitfaden zeigt auf, welche Kriterien Zahnärztinnen und Zahnärzte bei der Auswahl eines Factoring-Dienstleisters beachten sollten – abgestimmt auf die Praxisgröße, den Digitalisierungsgrad, die Patientenstruktur und betriebswirtschaftliche Ziele.
Teil 1: Strukturorientierte Auswahlkriterien für Zahnarztpraxen
1.1 Praxisgröße: Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis oder MVZ?
Die Praxisgröße beeinflusst den Umfang der Abrechnungen, die Komplexität der internen Prozesse und den Bedarf an technischer Unterstützung. Kleine Einzelpraxen mit ein bis zwei Behandlern benötigen einfache, serviceorientierte Lösungen. Wichtig sind kurze Reaktionszeiten, transparente Kostenmodelle und eine persönliche Betreuung.
Fallbeispiel 1: Einzelpraxis mit begrenztem Volumen
Dr. A., allein praktizierende Zahnärztin auf dem Land, wollte die Liquidität nur bei umfangreicheren Privatleistungen sichern. Sie entschied sich für einen Anbieter mit Selektivem Factoring. So konnte sie gezielt bestimmte Rechnungen vorfinanzieren – ohne langfristige Vertragsbindung oder hohe Grundgebühren.
Gemeinschaftspraxen oder MVZ mit mehreren Behandlern und Standorten stellen höhere Anforderungen: Automatisierte Schnittstellen zur Praxissoftware, zentrale Steuerung mehrerer Nutzerkonten, detaillierte Reportings und rechtskonforme Integration ins eigene Controlling sind entscheidend. Hier empfiehlt sich ein Anbieter mit Erfahrung in größeren Strukturen und einem skalierbaren Leistungsangebot.
Fallbeispiel 2: MVZ mit mehreren Standorten
Ein zahnärztliches Versorgungszentrum (MVZ) mit acht Behandlern entschied sich für einen Anbieter mit strukturierter Mehrbenutzerverwaltung, Standortsteuerung und Integration ins Controlling. Entscheidend war die API-Anbindung an das bestehende ERP-System, das alle Abrechnungen automatisch synchronisierte.
1.2 Digitalisierungsgrad: Analog, halb-digital oder vollintegriert?
Eine moderne Zahnarztpraxis nutzt digitale Praxisverwaltungssysteme (PVS) wie Charly, Dampsoft oder Z1. Ein Factoring-Anbieter muss über kompatible Schnittstellen verfügen, eine reibungslose digitale Datenübermittlung gewährleisten und idealerweise GoBD-konforme Archivierungslösungen bieten. Auch das Forderungsmanagement sollte über Online-Portale transparent und in Echtzeit nachvollziehbar sein.
In teil-digitalisierten oder analogen Praxen hingegen kommt es auf einfache Einreichungsmöglichkeiten an, z. B. über gesicherte E-Mail-Kanäle. Hier sind Anbieter mit hohem Servicegedanken und menschlicher Unterstützung gefragt, um technische Hemmschwellen abzubauen und die Umstellung zu erleichtern.
Fallbeispiel 3: Digitalisierung auf niedrigem Niveau
Die Praxis von Dr. B. arbeitete bislang mit papierbasierter Verwaltung. Wichtig war ein Anbieter, der auch klassische Einreichungsformen akzeptierte und Unterstützung bei der Umstellung auf digitale Abrechnung bot. Der Anbieter stellte eine hybride Lösung bereit: Manuelle Einreichung mit parallelem Onlineportal.
1.3 Patientenstruktur: PKV, GKV oder gemischte Versorgung?
Praxen mit einem hohen Anteil gesetzlich versicherter Patienten rechnen den Großteil ihrer Leistungen über die KZV ab. Factoring spielt hier meist nur bei Zusatzleistungen eine Rolle. Anbieter sollten hier auf flexible Modelle ohne Mindestumsatz setzen. Ideal ist eine „on-demand“-Lösung für private Zusatzleistungen.
Bei Praxen mit hohem PKV-Anteil, Beihilfeberechtigten oder internationalen Patienten ist Factoring besonders interessant. Anbieter müssen Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Kostenträgern, Zahlungsmodalitäten und Mahnwesen mit Fingerspitzengefühl mitbringen. Ein patientenschonendes Forderungsmanagement ist hier das A und O.
Fallbeispiel 4: Fokus auf Privatpatienten
Dr. C. führt eine Praxis mit 75 % Privatpatientenanteil. Seine Wahl fiel auf einen Anbieter mit Spezialisierung auf Beihilfestellen und international Versicherte. Entscheidungsrelevant war das professionelle, diskrete Mahnwesen und die Möglichkeit, patientenindividuelle Ratenzahlungen anzubieten.
1.4 Vertragsgestaltung, Laufzeiten und Transparenz
Ein gutes Vertragsmodell sollte kurze Laufzeiten, transparente Kosten und flexible Nutzungsmöglichkeiten bieten. Zahnärzte sollten gezielt nach Pauschal- oder Staffelmodellen fragen und versteckte Zusatzkosten (z. B. Mahngebühren, Porto, Bearbeitungsgebühren) ausschließen. Selektives Factoring erlaubt es, nur bestimmte Rechnungen oder Patientengruppen einzubeziehen.
Factoring-Strukturanalyse
Ein wichtiger, aber oft vernachlässigter Punkt: Wie kommuniziert der Factoring-Anbieter mit Ihren Patienten? Ein unpersönlicher Ton, unfreundliche Mahnungen oder fehlende Kulanz können das Vertrauensverhältnis massiv stören. Professionelle Anbieter bieten eine diskrete Kommunikation, auf Wunsch mit Ihrer Praxis als Absender (stilles Factoring).
✅ Checkliste zur Anbieterwahl (zum internen Abgleich)
- Passt das Angebot zur Größe meiner Praxis?
- Ist Selektives Factoring möglich?
- Unterstützt der Anbieter meine Praxissoftware?
- Sind die Einreichungswege einfach und sicher?
- Berücksichtigt das Modell mein PKV-/GKV-Verhältnis?
- Ist mein Abrechnungsvolumen abgedeckt?
- Kann ich bestimmte Patienten vom Factoring ausschließen?
- Wie fair sind Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
- Gibt es persönliche Ansprechpartner?
- Hat der Anbieter medizinische Branchenerfahrung?
Teil 2: Die oft unterschätzten Auswahlkriterien
2.1 Patientenfreundliches Forderungsmanagement
Der Ton macht die Musik – besonders bei Rechnungen. Während manche Anbieter standardisierte Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben automatisiert versenden, setzen andere auf individuell formulierte Kommunikation, die zur Praxisphilosophie passt.
2.2 Datenschutz & IT-Sicherheit
Ein professioneller Factoring-Partner muss heute mehr bieten als eine einfache AV-Vereinbarung: Rechenzentrum in der EU, ISO-Zertifizierungen, verschlüsselte Datenübertragung und DSGVO-konforme Prozesse sind heute Standard.
2.3 Wirtschaftliche Steuerung und Controlling
Factoring kann zur Finanzsteuerung beitragen: mit Live-Reports, Zahlungseingangsprognosen und Statistiken zu Patientengruppen und Leistungstypen. Auch DATEV-Exports und Controlling-Schnittstellen gehören bei guten Anbietern zum Portfolio.
Fazit
Die Wahl des passenden Factoring-Anbieters entscheidet sich nicht allein am Preis, sondern am Zusammenspiel aus Technik, Service, Kommunikation, Sicherheit und Flexibilität. Zahnarztpraxen sollten ihre Bedarfe genau analysieren und Anbieter nach strukturellen Kriterien, nicht nach Standardbroschüren vergleichen.